"Heb je even?" ofwel hoe maak je ad hoc planbaar?

Je bent geconcentreerd bezig met een belangrijke klus die af moet. Hoe vaak komt er niet juist dan een collega bij je bureau met de vraag: heb je even? Natuurlijk heb je dat, even. Alleen even wordt een kwartier of een half uur, je bent uit je concentratie, en je eigen taken blijven liggen. Wil je hier soepel mee omgaan zonder je eigen werk te onderbreken, houd dan de volgende antwoorden paraat:

1. Nee, nu helaas niet, maar zet je vraag even op de mail en ik kom er eind van de middag bij je op terug
2. Ik ben nu met iets bezig, en maak dat even af. Is het goed dat ik over een half uur bij je langs kom, of je even bel?
3. Kun je me kort vertellen waar het over gaat? (dan kun je afwegen hoe dringend het verzoek is en besluiten om je werk er voor te onderbreken of niet)
4. Ja, ik wilde jou ook net spreken, maar laten we het kort houden en als het nodig is een aparte afspraak maken
5. Ja, ik heb nu 5 minuten en wil daarna verder met mijn klus.  Nu kun je samen bekijken of het verzoek afgehandeld kan worden of dat je een andere afspraak maakt of naar iemand anders doorverwijst.. Het is wel zaak dat je ook na 5 minuten stopt en met je eigen werk doorgaat
6. Nee, helaas niet, maar als je snel een antwoord wilt kunt je ook deze link of website raadplegen
7. Het komt me nu niet uit, morgen bel ik je terug, zet alvast je vraag op de mail alsjeblieft
8. Waar gaat het over, kun je me dat kort vertellen?
9. Ik wilde toch net koffie halen, loop even met me mee dan kunnen we het bespreken (en als het langer dan even duurt een aparte vervolgafspraak maken)
10. Ja,schuif straks even bij me aan tijdens de lunch, dan hebben we zelfs wat meer tijd dan even en kan ik nu mijn project afronden

Het is natuurlijk wel de bedoeling dat je je ook aan je afspraken houdt. Als je iemand belooft er op terug te komen en dat in zijn of haar bijzijn in je takenlijst of agenda plant, maak je niet alleen een zeer professionele en betrouwbare indruk maar zul je het bovendien niet snel vergeten.